Mit Excel eine Zeitleiste erstellen - Schritt für Schritt erklärt

Oft ist es notwendig, bestimmte Daten über einen längeren Zeitraum zu erfassen und zu dokumentieren. Sei es in der Projektarbeit um den Fortschritt der einzelnen Projektabschnitte festzuhalten, eine Messwerterfassung in einem bestimmten Zeitabschnitt oder eine Anwesenheitsliste einer Gruppe zu führen.

Am letzten Beispiel soll im Folgendem Schritt für Schritt erklärt werden, wie man mit Excel eine Zeitleiste erstellen kann. Ziel ist es eine Anwesenheitsliste zu erstellen, die für eine Schule oder im Beruf für eine Arbeitsgruppe die Teilnahme an Veranstaltungen über einen längeren Zeitraum dokumentiert. Es soll für jeden Schüler oder Teilnehmer pro Tag ein Feld zur Verfügung stehen in dem die Anwesenheit festgehalten wird.

Einen Zeitstrahl in Excel erstellen - Schritt für Schritt

01 Öffnen Sie Microsoft Excel und erstellen Sie ein leeres Arbeitsblatt. Bitte denken Sie daran, im weiteren Verlauf Ihre Arbeiten regelmäßig durch Speichern der Datei zu sichern.

02 Zunächst erstellen Sie eine Namensliste. Hierzu markieren Sie die Zelle A2 und schreiben dort ‚Name‘, in die Zelle B3 schreiben Sie Vorname.

03 Tragen Sie jetzt in die darunterliegenden Zellen jeweils Name und Vorname der beteiligten Personen ein. Im Beispiel gehe ich davon aus das 20 Personen in der Liste stehen, sodass die Liste bis einschließlich der Zeile 22 belegt ist.

04 Ändern Sie nun die Spaltenbreite der Spalten A und B. Markieren Sie dazu die komplette Spalte A durch einen Klick auf die Spaltenüberschrift ‚A‘. Zeigen Sie mit der Maus auf die Begrenzung zwischen der Spaltenüberschrift ‚A‘ und ‚B‘ bis der Mauszeiger seine Form ändert. Ziehen Sie die Begrenzung bei gedrückter Maustaste auf die gewünschte Größe.

05 Erstellen der Zeitleiste: Beginnen Sie im Feld C1 und tragen Sie dort das Datum ein an dem Sie mit der Dokumentation beginnen möchten. Zum Beispiel der 1.1.2012. Im Menü Ausrichtung drehen Sie den Text der Zelle C1 um 90°.

06 In der darunterliegenden Zeile soll der Wochentag stehen. Ermitteln Sie diesen und tragen ihn in die Zelle C2 ein. Im Beispiel So.

07 Ändern Sie nun die Spaltenbreite der Spalte C.

08 Markieren Sie die komplette Spalte C durch Klick aif die Spaltenüberschrift. Achten Sie auf den Rahmen, der um den markierten Bereich entsteht. Dieser enthält oben rechts ein besonders hervorgehobenes Viereck. Fassen Sie dort mit der Maus an und ziehen Sie bei gedrückter Maustaste den rahmen um eine Spalte nach rechts. Hierdurch kopieren Sie den Zelleninhalt, wobei Excel Datum und Wochentag automatisch erkennt und fortlaufend in die Zellen einträgt.

09 Es dient der Übersichtlichkeit, die Spalten abwechselnd in einer anderen Farbe zu formatieren. Markieren Sie die Zellen C1 bis C22 und wählen Sie eine Hintergrundfarbe. Gleiches gilt für die Zellen D1 bis D22.

10 Markieren Sie jetzt die Spalten C und D komplett und ziehen analog zu Punkt 8 Ihren Zeitstrahl bis zum gewünschten Endpunkt. Zum Beispiel der 31.12.2012. Inhalt und Hintergrundfarbe sowie die Spaltenbreite werden so automatisch übernommen.

11 Markieren Sie Ihre komplette Tabelle und wählen Sie im Menü Rahmen einen geeigneten Rahmen aus.

Tipps

• Der Wochentag lässt sich auch automatisch ermitteln in dem Sie in die Zelle C2 die Zelle C1 kopieren (=C1) und im Menü Format, benutzerdefiniert den Eintrag TTT wählen.
• Es wird Ihnen in der Praxis helfen, wenn die Namensliste beim Scrollen der Tabelle sichtbar bleibt. Dies erreichen Sie durch die Funktion ‚Fenster einfrieren‘ (Excel 2010) bzw. ‚Fenster fixieren‘ (Excel 2007, in früheren Versionen unter Extras). Markieren Sie hierzu die Zelle C1 und klicken Sie auf den entsprechenden Befehl.

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