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Computer Software Eine Pivot-Tabelle mit Excel erstellen - Schritt für Schritt erklärt

Eine Pivot-Tabelle mit Excel erstellen - Schritt für Schritt erklärt Hot

Oft steht man in der täglichen Office-Praxis vor der Herausforderung, schnell "ein paar Zahlen für die nächste Besprechung" liefern zu müssen. Die Frage nach "Wer hat wann wo wieviel gekauft oder verkauft" ist oft Grundlage eines jeden Berichtswesens.

Basis ist meist eine lange Liste in MS Excel 2007, die dann mühsam in die gewünschte Auswertung umgearbeitet werden muss. Spätestens die ersten Änderungsanforderungen lassen den Wunsch nach Erleichterung rasch aufkommen. Microsoft Excel bietet seit vielen Jahren ein mächtiges und oft unterschätztes Werkzeug zur Auswertung solcher Zahlenkolonnen an - die Pivot-Tabelle.

Diese Anleitung soll den Pivot-Ansatz erläutern und erklären, wie man mit Hilfe von MS Excel 2007 eine einfache Pivottabelle erstellt.



Was ist eine Pivot-Tabelle
Begriffsbasis ist das französische Verb "pivoter" im Sinne von "sich um etwas drehen". Ergebnis des Vorgangs ist immer eine Kreuztabelle. Dabei werden in den Zeilen- und Spaltenköpfen jeweils Auswertungsdimensionen definiert und im Kreuzungspunkt der einzelnen Ausprägungen ein Wert dargestellt. Die gesamte Logik zur Erstellung dieses Wertes übernimmt die Pivot-Tabellenfunktion in Excel. Hier kann neben einer Summe auch ein Anteil oder ein Mittelwert ausgewiesen werden.

Beispiel für diese Anleitung
Diese Anleitung hat ein kleines Beispiel zur Grundlage

Uns liegt ein Kassenjournal in Form einer Excel-Tabelle vor:

  • Spalte A Nummer der Filiale
  • Spalte B Nummer der Kasse,
  • Spalte C Nummer des Kassierers,
  • Spalte D Artikelgruppe,
  • Spalte E Bondatum (inkl. Uhrzeit)
  • Spalte F Wert
  • Die Namen der Spalten sind in Zeile 1 der Tabelle hinterlegt. Dies ist zwingend notwendig!
  • In den Zeilen der Tabelle werden die einzelnen Kassiervorgänge dargestellt.


Anleitung zur Erstellung einer einfachen Pivot-Tabelle

01 Grundlagendaten auswählen
Markieren Sie den auszuwertenden Bereich der Tabelle (Ist die Tabelle so klar strukturiert wie in unserem Beispiel genügt es auch, nur eine Zelle in dieser Tabelle zu markieren).

02 Pivot-Tabelle starten
In Excel 2007/2010 finden Sie im Reiter Einfügen ganz links im Bereich Tabellen den Punkt PivotTable.

03 Verweise ausfüllen
Es öffnet sich ein Dialogfeld, in welchem man die zu analysierenden Daten angeben muss. Wurde Schritt 1 befolgt, füllt Excel den Quellbereich gleich richtig aus. Bitte prüfen Sie, ob Excel den Bereich richtig erkannt und übertragen hat. Gleichzeitig können Sie im unteren Bereich festlegen, wohin das Ergebnis (unsere Pivot-Tabelle) abgelegt werden soll. Mit Klick auf den OK-Knopf wird dieses Dialogfeld geschlossen.

04 Der PivotTable-Assistent
Excel erzeugt ein neues Arbeitsblatt, das auch weitere Hinweise zum Vorgehen enthält. Im rechten Bereich der Tabelle wird ein kleiner Assistent angezeigt, der bei der Auswahl und Anordnung der Felder im Bericht behilflich sein soll. Wir verwenden die Standardansicht, wo die Abschnitte für Felder und Bereiche gestapelt angezeigt werden.

05 Eine einfache Kreutabelle aufbauen
Wir klicken einen Eintrag (zum Beispiel Kassierer) aus der Feldliste an, halten die Maustaste gedrückt und lassen den Eintrag unten im Abschnitt Bereiche bei Zeilenbeschriftung fallen. Links im Tabellenbereich wird eine kleine Tabelle mit den eindeutigen Feldinhalten erzeugt. Nun nehmen wir ein zweites Feld (zum Beispiel Artikel) und ziehen es in den gleichen Bereich. Wir erhalten eine hierarchische Ansicht, welcher Kassierer welche Artikel kassiert hat. Diese Auswertung basiert immer auf der zuerst angegebenen Datentabelle. Hat ein Kassierer bestimmte Artikel nicht kassiert, wird dieser Artikel auch nicht angezeigt. Weiterhin ist es durch die Verschachtelung möglich, eine vorgesehene Detailierung (hier Artikel) aus- bzw. auch wieder einzublenden, indem man einfach auf das Plus/Minus vor dem Namen klickt.

Wenn wir jetzt noch das Feld Wert in den Bereich Werte unten rechts ziehen, werden zu dieser Darstellung auch noch die Summen der Bonwerte angezeigt. Ziehen wir das Feld Kasse in den Bereich Spaltenbeschriftung, werden die Werte in unserer Tabelle zusätzlich nach den benutzten Kassen differenziert. Wir sehen also, welcher Kassierer welche Artikel an welchen Kassen gebont hat und sehen, wie hoch der kassierte Betrag war. Mit der Aktivierung des Spaltenbereichs haben wir auf Basis unserer Grunddaten mit wenigen Mausklicks eine Komplexität in der resultierenden Kreuztabelle erreicht, die manuell enorm viel Aufwand verursachen würde.

06 Es wird komplexer
Manchmal ist es wichtig, bestimmte Inhalte filtern zu können. Es stellt sich oft die Frage, wie man einen Tagesbericht aufbauen kann. Zur Zeit sehen wir uns noch die Daten für alle Tage in unserer Grundlage an.

Nehmen wir das Bondatum und ziehen es in den Bereich Berichtsfilter. Es erscheint in Zeile 1 ein neues Feld, das durch klick auf das kleine Dreieck rechts eine Auswahl des Tages ermöglicht. Die Standardauswahl ist natürlich immer "alle Tage". Wählen wir einen der angebotenen Datumswerte aus, so verändert sich das kleine Dreieck in einen Trichter, der gewählte Tag erscheint und die Werte der Kreuztabelle passen sich entsprechend auch an.

07 Etwas fürs Auge
Nachdem wir die Zahlen in die richtige Form gebracht haben, muss nun auch etwas fürs Auge getan werden. Im Reiter Entwurf der PivotTable-Tools kann aus einem von zahlreichen Formaten im Bereich PivotTable-Formate eines nach eigenem Gusto gewählt werden. Sollte nicht das Richtige dabei sein, kann man sich durch Klick auf den Listenknopf (kleines Dreieck nach unten mit einem darüber liegenden Strich) und anschließender Auswahl des Eintrags "Neue PivotTable-Formatvorlage..." (ganz unten in der Liste) auch eine eigene Formatvorlage erstellen.




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